ПОРЯДОК

ознакомления с материалами дел

и выдачи копий материалов дел, находящихся

на хранении в архиве и в производстве

Кувандыкского районного суда Оренбургской области

(утвержден приказом от 27.11.2013 № 91)

1. Общие положения

Настоящий Порядок разработан в соответствии с Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации от 14 ноября 2002 года№138-ФЗ; Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации от 18 декабря 2001 года № 174-ФЗ; Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 года № 195-ФЗ; Кодексом административного судопроизводства от 8 марта 2015 года № 21-ФЗ, Федеральным законом «О средствах массовой информации» от 27 декабря 1991 года № 2124-1; Федеральным законом Российской Федерации «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» от 22 декабря 2008 года № 262-ФЗ; Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ; Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов» от 29 декабря 1994 года № 77-ФЗ; Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29 апреля 2003 года № 36; Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 года № 56.

2. Основные термины

Для целей настоящего Порядка применяемые термины имеют следующее значение:

подлинный документ – первый экземпляр документа на бумажном носителе, обеспечивающий судопроизводство по делу в соответствии с действующими процессуальными нормами, имеющий необходимые реквизиты и приобщённый к материалам дела;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий юридической силы;

надлежащим образом заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

письменная справка по делу – документ, содержащий информацию о рассмотрении дела на любой стадии судебного разбирательства;

юридическая сила документа – свойство документа, обеспеченное действующим законодательством, компетенцией суда и установленным порядком оформления;

архивное судебное дело – оконченное производством судебное дело (материал), переданное в установленном порядке из отдела делопроизводства в архив суда на постоянное и временное хранение;

судебное решение - решение, вынесенное в установленной соответствующим законом форме по существу дела, рассмотренного в порядке осуществления гражданского, административного или уголовного судопроизводства в первой, апелляционной, кассационной и надзорной инстанциях.

3. Порядок ознакомления с материалами дел,

находящихся в производстве суда и на хранении в архиве суда

3.1. Судебные дела выдаются для ознакомления в помещении суда при предъявлении документов, указанных в п.12.1 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29 апреля 2003 года № 36 (далее - Инструкция), в присутствии и под контролем работников аппарата суда в условиях, которые исключают возможность изъятия, повреждения или уничтожения материалов дел.

3.1.1. Ознакомление лиц, перечисленных в п.12.1 Инструкции, с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к протоколу судебного заседания, производится в зале судебного заседания, оборудованном системой технической аудиофиксации судебных процессов, в присутствии уполномоченного на то работника аппарата суда путем предоставления им возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств.

3.2. Ознакомление лиц с материалами судебного дела, в том числе с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к протоколу судебного заседания, иными материалами производится на основании их письменного заявления по форме № 62 Инструкции.

3.3. Заявление может быть направлено по почте, подано через Приемную суда либо через официальный сайт суда в сети Интернет посредством ГАС «Правосудие».

Выдача судебного дела для ознакомления производится после наложения на заявление резолюции судьи, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело, а при его отсутствии - председателя суда (или его заместителя) либо иного уполномоченного лица. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

3.4. Судебное дело, аудиозапись судебного заседания, приобщенная к протоколу судебного заседания по делу, рассмотренному судом, должны быть представлены для ознакомления в течение 5 рабочих дней, за исключением случаев, когда работниками аппарата суда и заявителем согласована другая дата ознакомления.

Необходимость срочного (незамедлительного) ознакомления с материалами дела должна быть мотивирована в заявлении. Решение по заявлению принимает судья, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело, а при его отсутствии - председатель суда.

3.5. В исключительных случаях (ознакомление с многотомным делом, окончание рабочего дня, личные обстоятельства лица, знакомящегося с материалами дела и т.п.) по согласованию с уполномоченным работником аппарата суда в ознакомлении с материалами дела может быть сделан перерыв на срок не более двух рабочих дней, на время которого ознакомление приостанавливается. После перерыва лицо может продолжить ознакомление с материалами дела без повторной подачи ходатайства.

В случае, если заявитель в 10-дневный срок не явился в суд для ознакомления с материалами судебного дела, заявление с отметкой о невозможности его исполнения приобщается к материалам дела. При этом не исключается возможность повторного обращения указанного лица в суд с заявлением об ознакомлении с материалами судебного дела.

3.6. При наличии письменного ходатайства сторон, иных участников судебного разбирательства об ознакомлении с протоколом судебного заседания и (или) его аудиозаписью возможность ознакомления должна быть обеспечена: по уголовным делам - в течение трех суток, по гражданским делам - в течение пяти дней с момента подписания протокола. Копия протокола изготавливается за счет средств участника судебного разбирательства.

В случае поступления заявления от осужденного, отбывающего наказание в местах лишения свободы, иногороднего участника судебного процесса способом ознакомления с протоколом судебного заседания может являться направление заявителю изготовленной и заверенной судом копии протокола судебного заседания.

3.7. В случае если заявителем подано заявление на ознакомление с материалами дела и протоколом судебного заседания, судебное дело представляется после истечения срока для составления секретарем протокола судебного заседания, предусмотренного Инструкцией. Дата ознакомления заявителя с судебным делом согласовывается с секретарем судебного заседания.

3.8. При наличии письменного ходатайства лица, участвующего в деле, и разрешающей визы председательствующего по делу судьи либо председателя суда или лица, его замещающего, с материалов дела могут быть сняты копии с использованием технических средств (копировальный аппарат, фотоаппарат) лица, заявившего ходатайство.

3.9.После ознакомления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный работник аппарата суда в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении о том, что дело возвращено.

3.10. В случае, если после возвращения дела уполномоченным работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда либо его заместителю.

3.11. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда или его заместителя судебные дела направляются им в трехдневный срок заказной почтой или с рассыльным.

3.12. Назначенный работник суда обязан контролировать возврат дел и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда, а также отмечать в учетно-статистической карточке, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в суд.

3.13. С разрешения председательствующего по делу сотрудники СМИ, при наличии данного ими письменного обязательства не разглашать содержащиеся в деле персональные данные, письменного ходатайства руководства редакции средства массовой информации, гарантирующего неразглашение сведений, письменного согласия на такое ознакомление лиц, участвующих в деле, могут знакомиться с материалами дела, рассмотренного по существу, а также с делами, находящимися в архиве суда.

Просьба представителей СМИ об ознакомлении с материалами нерассмотренных судебных дел удовлетворению не подлежит.

4. Выдача из судебных дел, находящихся в производстве суда

и на хранении в архиве суда, подлинных документов,

копий судебных решений, копии аудиозаписи судебных заседаний

4.1. Подлинные документы (за исключением процессуальных документов), письменные справки, копии судебных решений, вступивших в законную силу, выдаются по письменному заявлению лицам, которым право на получение таких документов и копий предоставлено УПК РФ (ст. ст. 37–49, 54–55) и ГПК РФ (ст. 34); иным лицам, чьи права и законные интересы затронуты судебными постановлениями; руководителям органов, которым такое право предоставлено в силу закона.

Документы могут выдаваться и иным лицам по доверенности от перечисленных выше лиц.

4.2. Выдача подлинных документов из судебных дел

4.2.1. Заявление о выдаче подлинных документов из судебного дела может быть направлено по почте, подано в Приемную суда лично или через представителя по доверенности, либо через официальный сайт суда в сети Интернет посредством ГАС «Правосудие». Выдача документа производится в течение пяти рабочих дней после наложения на заявление резолюции судьи, председательствующего по делу, либо председателя суда.

4.2.2. Подлинные документы, представленные сторонами по делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле. Указанные документы с разрешения судьи могут быть возвращены представившим их лицам и до вступления решения суда в законную силу.

4.2.3.Подлинники процессуальных документов из дел не выдаются.

4.3. Выдача копий судебных решений по делам,

рассмотренным судом, в том числе находящимся

на хранении в архиве суда

4.3.1. Судом выдаются (направляются) только копии решений (приговоры, решения, определения, постановления) суда.

Судебное решение по гражданскому делу, за исключением решения, содержащего сведения, составляющие охраняемую законом тайну, резолютивная часть решения суда по гражданскому делу, судебное решение по уголовному делу, за исключением решения, содержащего сведения, составляющие охраняемую федеральным законом тайну, затрагивающие безопасность государства, права и законные интересы несовершеннолетних, решения по делам о преступлениях против половой неприкосновенности и половой свободы личности, судебные акты по административному делу, их резолютивная часть, за исключением судебного акта, содержащего сведения, составляющие охраняемую законом тайну, могут быть изготовлены в форме электронного документа, который подписывается судьей усиленной квалифицированной электронной подписью.

По заявлению участвующих в деле лиц копии вышеуказанных судебных решений в форме электронного документа могут быть направлены им посредством электронной почты или путем размещения на официальном сайте суда в сети Интернет в режиме ограниченного доступа посредством ГАС «Правосудие».

Копия судебного акта, принятого до 1 января 2017 года, по заявлению участвующих в деле лиц и при наличии технической возможности может быть изготовлена в виде электронного образа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью судьи, председательствующего по делу, председателя, заместителя председателя суда, и направлена посредством электронной почты или путем размещения ее на официальном сайте суда в сети Интернет в режиме ограниченного доступа посредством ГАС «Правосудие».

4.3.2. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется лицам, указанным в п.12.6 Инструкции, по письменному заявлению формы № 63 Инструкции с разрешающей резолюцией председателя суда или судьи, председательствующего по делу, которое подшивается в судебное дело.

4.3.3.Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

4.3.4. Копия протокола судебного заседания изготавливается по письменному ходатайству участника судебного разбирательства и за его счет, то есть получение протокола судебного заседания возможно путем снятия его копии заявителем без участия суда в расходах по изготовлению копии протокола. Расходы же должны относиться на счет обратившегося (приобретение бумаги, использование собственной копировальной техники и т.п.) (Определение Верховного Суда РФ от 24.05.2005 N КАС05-150).

4.3.5. Заявление о выдаче копии решения из материалов судебного дела, находящегося на архивном хранении, подается по форме № 63 Инструкции в Приемную суда лично или через представителя по доверенности, либо через официальный сайт суда в сети Интернет посредством ГАС «Правосудие», а также может быть направлено по почте на имя председателя суда.

4.3.6. В случае поступления в суд заявления о выдаче копии судебного документа, вынесенного иным судом, указанное заявление приобщается к соответствующему наряду, а заявителю дается письменный ответ с разъяснением ему права на обращение с заявлением в суд, принявший судебный акт. Переадресация судом указанного заявления возможна только в адрес мировых судей г. Кувандыка Оренбургской области.

4.3.7. Копии судебных документов иных судов, приложенные к ходатайству, рассматриваемому в порядке исполнения приговора, возврату не подлежат, так как являются частью материала, подлежащего хранению. Возврат указанных выше документов законом не предусмотрен. В случае отказа заявителю в принятии к рассмотрению ходатайства в порядке исполнения приговора ходатайство с приложенными к нему документами возвращается заявителю заказной корреспонденцией.

4.3.8. При поступлении в суд заявления о выдаче копий документов из материалов дела, которые должны быть изготовлены за счет обратившегося, ответственный работник аппарата суда оформляет мотивированный отказ, в котором разъясняет на основании каких нормативно-правовых актов ему отказано в выдаче копий, а также право на снятие копий за свой счет (ст. 19 Федерального закона от 22.12.2008 N 262-ФЗ (ред. от 02.07.2013) "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации").

В исключительных случаях указанные копии материалов дела могут быть выданы заявителю с разрешения председателя суда.

4.3.9. Выдача копии решения из судебного дела, находящегося в архиве суда, производится из приемной суда, работающей по системе «одного окна», на основании резолюции председателя суда или его заместителя в течение пяти рабочих дней с даты поступления заявления.

Выдача копии не вступившего в законную силу мотивированного решения суда по гражданскому делу производится уполномоченным работником аппарата суда в день поступления устного или письменного заявления от лица, участвовавшего в судебном заседании, при невозможности изготовить копию решения в день обращения - не позже следующего рабочего дня.

4.3.10. Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте (заказной или простой).

4.3.11. Запрашиваемые копии решений изготавливаются работниками аппарата суда, обеспечивающими деятельность архива, на основании требований, изложенных в п. 12.5 Инструкции, а также в гл. 11 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 года № 56.

4.3.12. В заявлении о выдаче копий судебных решений по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях, вступивших в законную силу, от лиц, чьи права и законные интересы затронуты судебными постановлениями, обязательно указывается, какие права или законные интересы этого лица затронуты.

4.3.13. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.

4.3.14. Заявление с отметкой о направлении документов (с указанием даты и исх. №) или распиской получателя приобщается к делу.

О направлении копий судебных актов в электронном виде делается соответствующая отметка в ПИ ГАС «Правосудие» «Судебное делопроизводство и статистика» и справочном листе с указанием имени файла и даты направления.

4.3.15. В соответствии со ст. 1 УПК РФ порядок уголовного судопроизводства на территории Российской Федерации устанавливается данным нормативным актом. Из этого следует, что только в перечисленных УПК РФ случаях суд обязан направлять (вручать) осужденному, реализующему свое конституционное право на доступ к правосудию, копии документов из уголовного дела, наименования которых строго ограничены.

Обязанность выдачи судом копий других документов из материалов уголовного дела (в том числе материалов досудебного характера, промежуточных судебных актов, протоколов судебного заседания) законом не предусмотрена.

4.3.16.Повторная выдача копий судебных актов осуществляется по письменному мотивированному заявлению с разрешения председателя суда.

4.3.17. Иные, не установленные настоящим Порядком, правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий судебных решений, письменных справок определяются председателем суда.

4.4. Выдача копии аудиозаписи судебных заседаний

по делам, рассмотренным судом

4.4.1. Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) (форма № 68 Инструкции) и за их счет (материальный носитель информации предоставляется лицом, подавшим заявление).

4.4.2. На письменном заявлении судья, в производстве которого находится или находилось дело, а при его отсутствии - председатель суда (или его заместитель) либо иное уполномоченное им лицо, делает соответствующую отметку о поручении работнику аппарата суда изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания.

4.4.3. Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

4.4.4. Представленный заявителем в суд материальный носитель информации не должен содержать какую-либо информацию. В целях безопасности перед записью аудиопротокола судебного заседания материальный носитель может быть отформатирован уполномоченным работником аппарата суда. Лицо, подавшее заявление, уведомляется об этом работником аппарата суда.

4.4.5. Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится уполномоченным работником аппарата суда на локальном компьютере, не присоединенном к локальной сети суда, и не имеющем доступа в сеть Интернет.

4.4.6. После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении уполномоченным работником аппарата суда делается соответствующая отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Заявление приобщается к делу, в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия, делается соответствующая отметка в справочном листе.